Kilka wskazówek, jak prawidłowo prowadzić Książkę Obiektu Budowlanego

Nieposiadanie książki obiektu budowlanego może zakończyć się grzywną. Jej prowadzenie jest uregulowane prawnie, odpowiedzialność za książkę leży po stronie właściciela lub zarządcy nieruchomości. Jak więc, zgodnie z wymogami, systematycznie prowadzić książkę obiektu budowlanego? Co powinno się w niej zawierać? I na co przy sporządzaniu wpisów powinniśmy zwracać uwagę?

KOB, czyli co należy wiedzieć

Po pierwsze, jeszcze przed założeniem książki, warto zapoznać się z dotyczącym jej Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. Znajduje się w nim wzór książki (dostępny w załączniku), jej format, charakteryzacja wpisów, pożądana treść. Jak wynika z aktu, w książce obiektu budowlanego rejestruje się zapisy dotyczące:

• przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego,
• remontów i przebudowy w okresie użytkowania obiektu budowlanego.

Książka powinna być prowadzona przez cały czas, od dnia przekazania obiektu budowlanego do użytkowania. W przypadku wypełnienia całej książki zakłada się jej kolejny tom – wtedy na stronie tytułowej zamieszcza się numer tomu oraz datę jego założenia. Warto zadbać o wykonanie i przechowywanie książki tak, aby zgodnie z rozporządzeniem była trwała i przydatna w okresie użytkowania.

Wpisy w KOB, czyli jak wypełnić książkę

Wpisy w książce powinny być dodawane na bieżąco, tzn. w dniu zaistnienia danej okoliczności. Prowadzić książkę może właściciel, zarządca lub osoba przez nich upoważniona. Ważne, aby pamiętać o tym, że wpis ma być zwięzły i jednoznaczny oraz musi zawierać dane, które:

• identyfikują dokument, którego dotyczy wpis,
• określają ważne dla niego ustalenia,
• identyfikują osobę odpowiedzialną za wystawienie dokumentu.

Co jeśli przy wpisie popełniliśmy błąd? Aby sprostować pomyłkę wystarczy przekreślić ją pojedynczą linią – musimy też zamieścić datę i podpis osoby, która dokonuje zmiany. Jeśli chodzi o dokumenty dołączone do książki obiektu budowlanego, to powinny być one przechowywane w oddzielnych teczkach ponumerowanych zgodnie ze spisem dokumentacji.  
Książka obiektu budowlanego pozwala na skrupulatne odnotowywanie wszelkich zmian, które związane są z utrzymaniem prawidłowego stanu technicznego obiektów budowlanych. Trzeba więc prowadzić ją starannie, w celu usprawnienia procesu zarządzania i użytkowania budynku.